Agences et TPE de services

Organiser une agence ou une TPE de services en petite équipe

Des projets clients en parallèle, des freelances à coordonner, des devis à relancer. Et tout le monde vous demande où en est quoi.

Je construis le système qui fait avancer chaque projet par étapes visibles, pour que l'équipe sache quoi faire sans passer par vous.

On en parle ? 30 minutes, sans engagement

Marion Trevet, consultante en organisation pour les agences et TPE de services

Cinq frictions que je retrouve presque partout

Elles ne viennent pas d'un manque de rigueur : elles viennent d'une agence qui a grandi plus vite que son organisation.

  1. 1

    Des projets suivis de mémoire

    Chaque projet a ses étapes, mais elles ne sont écrites nulle part. On avance tant que la bonne personne y pense.

  2. 2

    Les freelances à coordonner

    Briefs par mail, fichiers sur trois drives, retours par message. Chaque intervenant redemande la même information.

  3. 3

    Les devis qui dorment

    Un devis envoyé, puis plus rien. La relance dépend d'un pense-bête.

  4. 4

    La facturation en décalé

    Le projet est livré, la facture attend. La trésorerie aussi.

  5. 5

    Le dirigeant au centre de tout

    Toutes les validations remontent à vous. Vos journées se passent à répondre plutôt qu'à décider.

Ce qu'un système bien construit change

Chaque projet avance par statuts

Devis, production, livraison, facture : chacun voit l'étape et sa prochaine action.

Les tâches arrivent à la bonne personne

Un statut change, la tâche se crée pour le bon interlocuteur, avec les bons fichiers.

Vous validez au lieu de relancer

Les validations arrivent à vous au bon moment, les relances partent seules.

Ce que ça donne dans une équipe de cinq

Angelina et son équipe

Agence de communication à Rouen, cinq personnes

Au départ
Chaque étape d'un projet (devis, BAT imprimeur, poseur, photos, facture, relance) dépendait de quelqu'un qui y pense.
Ce que j'ai construit
Un QG Notion qui remplace Trello : chaque projet y avance par statuts, et où les bonnes tâches se créent pour la bonne personne. Automatisations sous Make, notifications Slack.
Ce que ça change
L'équipe voit ce qu'elle a à faire, et Angelina valide au lieu de rappeler.

Les offres adaptées

Trois portes d'entrée selon où vous en êtes. Le prix HT est fixé dans le devis avant de commencer.

Comprendre

Audit d'organisation

Deux à trois semaines pour voir ce qui coince vraiment, et par quoi commencer.

À partir de 1 200 € HTVoir l'audit

Construire

Structuration en jalons

Trois à six mois pour construire le système, un jalon à la fois, avec l'équipe.

À partir de 1 200 € HT par moisVoir la structuration

Faire durer

Direction des opérations à temps partagé

Un jour par semaine pour piloter l'opérationnel à vos côtés.

650 € HT par jourVoir la direction des opérations

Questions fréquentes des agences

Nous utilisons déjà un outil de gestion de projet. Faut-il en changer ?

Pas forcément. Souvent, l'outil est bon mais mal relié au reste. Je regarde d'abord ce que vous avez, et je ne propose un changement que s'il se justifie.

Les freelances devront-ils utiliser l'outil ?

Seulement la partie qui les concerne. Je prévois des accès simples, ou des formulaires, pour qu'ils n'aient pas un outil de plus à apprendre.

Combien de temps avant de voir une différence ?

Le premier jalon d'une structuration est livré en deux à quatre semaines. C'est en général le suivi des projets, parce que c'est lui qui soulage le plus vite.

On regarde comment avancent vos projets ?

30 minutes en visio, sans engagement et sans rien préparer.

Racontez-moi un projet type, du devis à la facture. Je vous dis ce qui peut être construit, par quelle offre et à quel prix HT.

Marion Trevet, consultante en organisation, souriante