Ce que j'ai construit pour des petites structures

Une journée d'audit en salle pour dérouler un vrai dossier de A à Z, puis un développement par lots sur l'automne, avec des points d'avancement en visio. Ils ont recréé eux-mêmes leurs modèles de documents et leurs formulaires dans leur espace ; je me suis occupée de l'architecture et des scripts.

• Un espace Google Workspace, un vrai nom de domaine, les anciennes adresses redirigées.
• Un tableur central construit sur un principe : saisir une fois, générer tout. Un bouton crée la session, son dossier et son arborescence dans le Drive.
• Trois branches selon le mode de financement : établissement, individuel, mixte.
• Tous les documents de sortie générés en PDF, du contrat formateur au certificat de réalisation.
• Des envois horodatés, automatiques ou en brouillon selon le destinataire.
• Les formulaires de satisfaction et d'évaluation rattachés à chaque session.
• Un mode d'emploi et une page de dépannage dans le fichier, un guide et des capsules vidéo par fonctionnalité.

Un audit en visio qui a relevé quinze points à corriger, puis cinq mois de déploiement à distance, par lots, sur des copies des bases réelles. Héloïse a testé la nouvelle version sur ses vraies données pendant trois semaines, carte par carte, avant la bascule. Formation de l'équipe en visio sur trois fuseaux horaires, filmée et chapitrée pour s'y référer ensuite.

• Un espace verrouillé, avec une base Clubs et une base Animatrices qui n'existaient pas.
• Des tâches unifiées, des modèles de fiches, et une vue par personne : la dirigeante, l'administratif, chaque animatrice.
• Une rencontre confirmée crée toute seule ses tâches de préparation, pour la bonne personne, à la bonne date.
• L'émargement et les objectifs pédagogiques saisis depuis la fiche de la rencontre, remontés sur chaque fiche membre.
• Un suivi de prospection avec date de relance.
• Les Google Forms remplacés par des formulaires Notion avec mention RGPD. Dropbox et Padlet conservés, reliés sur chaque fiche.

Dans le cadre d'un objectif de développement de nos activités, j'ai confié la mission à Marion de refondre intégralement notre espace Notion. L'objectif était de faciliter le suivi des dossiers de formation d'une part et les échanges avec nos participants d'autre part. Le tout facilement duplicable au gré des arrivées de nouveaux partenaires.

Marion a tout de suite compris quels étaient nos enjeux et a été force de proposition pour y répondre. Sa curiosité, son envie de trouver systématiquement des réponses aux problèmes que je soulevais, et sa bonne humeur me permettent de dire que Marion a même été au-delà de mes attentes.

Aujourd'hui, notre interface est simple et jolie... et notre outil d'une efficacité redoutable ! Comme Marion ! Merci pour cette belle collaboration, qui c'est certain donnera naissance à d'autres encore.

Héloïse Delhoume, gérante de Creskèr

Deux jours de cartographie d'abord, qui ont fait apparaître deux flux distincts : les groupes et structures d'un côté, les inscriptions individuelles financées par la branche de l'autre. Puis une mise en place par blocs sur sept mois, Élodie et Amélie à la main sur les réponses types, le tri des fichiers et les modèles de documents. Un an plus tard, une mission de conseil sur la refonte du site et le choix d'une plateforme de formation en ligne.

• Des adresses pro sur leur domaine, un Drive restructuré avec des accès par rôle, des réponses types dans Gmail.
• Un formulaire d'inscription avec mention RGPD qui alimente le suivi, crée la carte Trello, ajoute la contact dans Brevo et envoie la confirmation.
• Les cartes de chaque session créées automatiquement avec leurs échéances.
• Attestations d'assiduité avec les heures réelles, convocations, émargements, dossiers Drive : générés en un clic (Google Sheets et Apps Script). Un tableau de bord pour suivre l'activité.
• Un seul envoi, un bulletin pré-rempli joint automatiquement, une seule relance à J+7, des pièces réduites au strict nécessaire.
• La signature électronique pour l'assistante maternelle et le parent employeur, depuis leur téléphone.

Marion a bien compris les besoins de notre organisme de formation. Elle a pu nous automatiser les process. Grâce à son travail, nous gagnons en temps et en qualité de travail. Marion est réactive, à l'écoute. Je recommande son travail.

Élodie Avenel, gérante du Fabalab

Une réunion de cadrage à partir des process qu'elle avait écrits, puis trois mois de construction à distance, avec des ajustements au fil de l'usage réel : au bout de deux semaines, l'espace a été refondu pour coller à sa façon de travailler, une carte par projet avec les tâches dedans.

• Un QG Notion très visuel, comme elle le voulait : kanbans, calendriers, graphiques.
• Une adresse dédiée aux devis : chaque mail crée le projet avec ses pièces jointes, le dossier Drive du client, et prévient Angelina sur Slack.
• Une adresse pour les photos des poseurs, une pour les factures fournisseurs, rangées dans le bon dossier et classées pour la comptable.
• Des projets qui avancent par statuts, où les bonnes tâches se créent pour la bonne personne.
• Un prospect qui devient projet et fiche client depuis son outil de prospection, le planning des réseaux sociaux, une demande d'avis en fin de projet.
• Des tableaux de bord sur les projets, les devis et les factures. Le tout relié par Make.

Un atelier de deux jours avec l'équipe : les process tels qu'ils se passent vraiment le premier jour, les modifications en direct le second, validées au fur et à mesure.

• La refonte de l'interface Zoho pour qu'elle colle à leurs process.
• L'automatisation de plusieurs tâches clés.

J'ai eu le plaisir de collaborer avec Marion Trevet lors d'un atelier de deux jours consacré à l'optimisation de notre CRM Zoho. Marion a su transformer notre interface et automatiser plusieurs tâches cruciales, rendant notre gestion bien plus fluide et efficace. Son professionnalisme, sa disponibilité et sa maîtrise de l'outil ont fait une réelle différence pour notre équipe. Je recommande vivement Marion à toute entreprise cherchant à optimiser ses processus CRM !

Edouard Cauchois, dirigeant de DEPIL+

Un entretien stratégique et un travail préparatoire pour poser le cadre, puis la construction de son espace Notion avec un suivi régulier. Un an plus tard, trois semaines pour construire un assistant sur un espace de test, livré pas à pas, branchements compris. Emilie a rempli la page de contexte qui pilote tout : sa stratégie, ses personas, ses offres, ses ratios, ses phrases d'accroche.

• Un espace Notion structuré : clientes, accompagnements, prospection, finances, contenu.
• Un assistant dans son espace Claude, branché sur son Notion, son Gmail et son agenda. Chaque lundi matin : la synthèse de la semaine et trois priorités, les relances à faire avec un brouillon prêt, les devis en attente, les mails sans réponse, l'objectif de chiffre d'affaires du mois et où elle en est, les clientes à recontacter.
• Un scoring de ses prospects à partir d'un fichier, avec une phrase d'accroche, qu'elle valide dans le chat avant qu'il n'entre dans son CRM.
• Des garde-fous écrits noir sur blanc : agenda en lecture seule, jamais d'envoi automatique, aucune donnée inventée.

J'ai eu la chance de rencontrer Marion lors d'un événement de networking, et son arrivée est tombée à un moment clé pour mon activité car j'étais en plein questionnement face aux limites de mon organisation pour soutenir la croissance de mon biz : ma mémoire, mes notes d'iPhone, mon cahier et mes emails ne suffisaient plus pour m'organiser efficacement.

Ayant une pensée plutôt arborescente, je ressentais un besoin urgent de structurer mes idées, de recentrer mon travail et de développer mon activité de manière ordonnée, plutôt que de me disperser dans toutes les directions. C'est là que Marion est intervenue. Avec son sourire, ses conseils et sa boîte à outils hyper fournie.

Les phases de travail préparatoire, à commencer par l'entretien stratégique, ont été des moments décisifs pour poser un cadre clair et précis autour de mes besoins. Nous avons pris le temps de détailler mon quotidien, d'identifier mes forces et mes faiblesses, ainsi que mes objectifs et envies. Cet exercice m'a permis de gagner en clarté et de mieux comprendre ce dont j'avais réellement besoin.

La proposition faite par Marion s'est parfaitement alignée avec mes défis personnels. J'ai senti dès le début que son approche était sur-mesure, qu'elle comprenait mon business et savait me guider de manière stratégique. Ce qui m'a vraiment marquée, c'est l'aspect humain de l'accompagnement, avec des conseils pertinents et adaptés à ma situation.

Le suivi régulier et la disponibilité de Marion tout au long du projet ont été des atouts considérables. Grâce à son soutien, j'ai désormais un espace Notion structuré, à la fois pratique et fluide, qui répond à mes besoins opérationnels tout en me permettant de mieux me projeter à l'avenir. Et je ne me sens plus seule face à la maaaaasse d'objectifs, tâches et autre prospection à gérer.

Je recommande Marion pour toute personne ayant besoin d'un accompagnement structuré et personnalisé pour mieux gérer son activité et développer son organisation !

Emilie Sissoko, fondatrice de L'Animée Coaching