Étape 2 sur 3 : construire

Structuration en jalons : organiser votre activité pas à pas

Trois à six mois pour construire le système qui tient votre activité : les outils, les process, les automatisations. Un jalon à la fois, avec l'équipe, sans arrêter de travailler.

Durée
3 à 6 mois
Rythme
Un jalon livré toutes les 2 à 4 semaines
Support
Réponse sous 48 h
Prix
À partir de 1 200 € HT par mois
Marion Trevet structure l'organisation d'une petite équipe sur ses tableaux de bord

Pour qui c'est fait, pour qui ça ne l'est pas

C'est fait pour vous si

  • Vous avez fait l'audit d'organisation, ou vous voulez commencer par là, et vous voulez que le plan soit construit.
  • Votre équipe compte de 2 à 10 personnes et l'information circule encore par mail, par message et de mémoire.
  • Vous voulez des outils que l'équipe utilise vraiment, pas un système parfait que personne n'ouvre.
  • Vous préférez avancer par étapes visibles plutôt que tout changer d'un coup.

Ce n'est pas pour vous si

  • Vous cherchez un outil installé en une semaine, sans prendre le temps d'impliquer l'équipe.
  • Vous voulez qu'on décide à votre place de votre offre ou de vos prix : je travaille sur l'organisation.
  • Vous n'avez pas une heure par semaine à y consacrer pendant la mission.
  • Vous voulez démarrer la construction sans passer par l'audit : je ne lance pas de structuration sans lui.

Un jalon, puis le suivant

Chaque jalon a un objectif, une date et un critère simple : est-ce que l'équipe s'en sert. On ne passe au suivant qu'une fois le précédent adopté.

Avant de commencer

On fixe les jalons

À partir du plan d'action de l'audit : trois à six jalons, dans l'ordre où ils vous soulagent le plus.

À chaque jalon

Je construis

Bases, vues, modèles de documents, automatisations. Dans vos outils quand ils conviennent, dans un nouveau quand c'est justifié.

À chaque jalon

On teste avec l'équipe

Une session de prise en main, une semaine d'usage réel, puis les ajustements. C'est souvent là que le système devient le vôtre.

En fin de mission

Je documente et je m'efface

Une documentation courte, des vidéos de prise en main, et un point à un mois pour vérifier que tout tient.

Une structuration en jalons, concrètement

Angelina et son équipe

Agence de communication à Rouen, cinq personnes

Au départ
Chaque étape d'un projet (devis, BAT imprimeur, poseur, photos, facture, relance) dépendait de quelqu'un qui y pense.
Ce que j'ai construit
Jalon par jalon : un QG Notion qui remplace Trello, où chaque projet avance par statuts, puis les tâches créées automatiquement pour la bonne personne, sous Make, avec des notifications Slack.
Ce que ça change
L'équipe voit ce qu'elle a à faire, et Angelina valide au lieu de rappeler.

Tout commence par l'audit d'organisation : il fixe les jalons avant que je construise quoi que ce soit.

Questions fréquentes sur la structuration

Faut-il avoir fait l'audit avant ?

Oui. Je ne lance pas de structuration sans audit préalable : c'est lui qui fixe les jalons, dans le bon ordre, et qui évite de construire au mauvais endroit.

Quels outils utilisez-vous ?

Ceux qui conviennent à votre équipe. Souvent Notion, Google Workspace et Make, parfois Zoho ou les outils que vous avez déjà. Je ne vends pas de licence et je n'ai pas d'outil à placer.

Combien de temps l'équipe doit-elle y consacrer ?

Une heure par semaine pour la personne référente, et une session de prise en main par jalon pour chacun. Le reste, je le fais.

Que se passe-t-il après la mission ?

Le système vous appartient, avec sa documentation. Vous pouvez continuer en autonomie, me solliciter ponctuellement, ou passer à la direction des opérations à temps partagé.

On regarde vos premiers jalons ?

30 minutes en visio, sans engagement et sans rien préparer.

Vous me racontez ce qui coince aujourd'hui. Je vous dis à quoi ressembleraient les premiers jalons.

Marion Trevet, consultante en organisation, souriante près d'une baie vitrée