Pour les organismes de formation de 1 à 10 personnes

Organiser son organisme de formation en petite équipe

Les sessions se remplissent, les financeurs suivent. Et pourtant chaque convention, chaque émargement, chaque preuve Qualiopi passe encore par vous.

Je connais bien ce quotidien : une bonne partie de mes clientes sont des organismes de formation. Je construis le système qui tient le suivi à votre place, pour que vous gardiez la pédagogie.

On en parle ? 30 minutes, sans engagement

Marion Trevet, consultante en organisation pour les organismes de formation, au travail sur son ordinateur

Cinq frictions que je retrouve presque partout

Dites-moi si vous en reconnaissez une. Ou cinq. Elles ne viennent pas d'un manque de rigueur : elles viennent d'un suivi pensé pour une personne, qui doit maintenant tenir avec des formateurs, une alternante et plusieurs financeurs.

  1. 1

    Le suivi des stagiaires éparpillé

    Inscriptions dans un formulaire, présences dans un tableur, évaluations dans un Drive. Reconstituer le parcours d'un stagiaire devient une enquête.

  2. 2

    Les émargements à courir

    Feuilles à scanner, signatures à relancer, pièces à retrouver avant de pouvoir facturer le financeur.

  3. 3

    Qualiopi reconstitué la veille

    Satisfaction, abandons, réclamations : les données existent, mais dispersées. Le BPF et l'audit de surveillance se préparent dans la douleur.

  4. 4

    Devis et conventions recopiés

    Le même programme dans un devis, puis une convention, puis une convocation. Et un jour, une date qui ne correspond plus d'un document à l'autre.

  5. 5

    Des relances qui dépendent de votre mémoire

    Pièces manquantes, règlements en retard, évaluations à froid jamais envoyées. Tant que vous y pensez, ça marche.

Ce qu'un système bien construit change

Un dossier stagiaire unique

De l'inscription à l'évaluation à froid, tout est au même endroit. Convention, convocation et attestation se génèrent à partir de données saisies une seule fois.

Des preuves Qualiopi qui se tiennent seules

Les indicateurs se mettent à jour à mesure que les sessions avancent. L'audit se prépare en relisant, plus en reconstruisant.

Des relances qui partent sans vous

Pièces manquantes, émargements non signés, évaluations à remplir : les rappels partent tout seuls, vous ne traitez que les exceptions.

Espace Notion de pilotage pour une petite structure, sur l'ordinateur de Marion Trevet

« Saisir une fois, générer tout. »

C'est le principe de tous les systèmes que je construis. Selon votre taille, il repose sur Notion, sur Google Workspace, ou sur votre logiciel de gestion relié par automatisation. Je ne remplace pas un outil qui fonctionne.

Un organisme de formation à deux associés

Jérémy et Antoine

Organisme de formation continue en santé en Seine-et-Marne, deux co-dirigeants

Au départ
Chaque session impose conventions, convocations, contrats formateurs, émargements et certificats : jusqu'à 12 documents individuels pour les dossiers financés en individuel. Tout était ressaisi d'un document à l'autre, sur un Gmail gratuit.
Ce que j'ai construit
Une journée d'audit sur place, puis un système Google Workspace : un tableur central, trois circuits selon le mode de financement, les documents générés en PDF, les mails prêts en brouillon, des formulaires stagiaires rattachés à chaque session, un tableau de suivi et le BPF. Et la migration vers un vrai domaine avec des boîtes partagées.
Ce que ça change
La signature passe de plusieurs jours à quelques heures, depuis le téléphone. Plus de ressaisie. Les données des stagiaires sont dans un cadre conforme au RGPD. Mission en cours, livraison prévue début 2027.

Également accompagnés : Héloïse, dont l'organisme anime des clubs de chefs d'entreprise à La Réunion et à Madagascar, et Élodie et Amélie, organisme de formation petite enfance près de Rouen, qui ont renouvelé leur certification Qualiopi en septembre 2026. Lire leurs histoires

Les offres adaptées à un organisme de formation

Trois portes d'entrée selon où vous en êtes. Le prix HT est fixé dans le devis avant de commencer, et il ne bouge plus.

Comprendre

Audit d'organisation

Deux à trois semaines pour cartographier le suivi des stagiaires et vos outils, avant l'audit Qualiopi ou avant de changer de logiciel.

À partir de 1 200 € HT

Voir l'audit

Construire

Structuration en jalons

Trois à six mois pour construire le dossier stagiaire unique, la génération des documents, les indicateurs, et former l'équipe au fil des jalons.

À partir de 1 200 € HT par mois

Voir la structuration

Construire

Outils sur mesure et assistants IA

Un point précis réglé en une à quatre semaines : génération des conventions, circuit d'inscription, relance des émargements, tableau de bord Qualiopi.

Forfait par outil, sur devis HT

Voir les outils sur mesure

Les questions qu'on me pose souvent

Faut-il un logiciel de gestion d'organisme de formation, ou Notion suffit-il ?

Ça dépend du volume de sessions et des exigences de vos financeurs. Pour beaucoup de structures de 1 à 10 personnes, Notion ou Google Workspace avec quelques automatisations suffisent. Au-delà, un logiciel dédié relié au reste est préférable. C'est justement une des questions que l'audit tranche.

Est-ce que vous vous occupez de la certification Qualiopi ?

Non, je ne suis pas auditrice et je n'accompagne pas la certification elle-même. Je construis l'organisation qui la rend tenable au quotidien : les données sont là, à jour, et les preuves ne se reconstituent plus à la main.

Faut-il déjà savoir utiliser Notion ou Google Sheets ?

Pas du tout. Je construis l'outil, puis je forme chaque personne à ce qui la concerne. La dirigeante a sa vue, l'administratif la sienne, chaque formatrice aussi.

Nous sommes deux, est-ce trop tôt ?

C'est même le bon moment. À deux ou trois, les process s'écrivent facilement, avant que chacun installe ses propres habitudes.

Vous venez sur place ?

Oui, et pour l'audit je le recommande : rien ne remplace une journée à vous regarder travailler. Je me déplace sans frais en Normandie. Ailleurs en France, c'est possible aussi, avec des frais de déplacement indiqués au devis. Le reste de l'accompagnement se fait à distance.

Combien ça coûte ?

L'audit d'organisation est à partir de 1 200 € HT, la structuration à partir de 1 200 € HT par mois, en général sur 3 à 6 mois selon la taille de l'organisme et la disponibilité des équipes, les outils sur mesure au forfait sur devis HT. Le prix est fixé avant de commencer, à l'issue de l'audit : je ne construis pas d'outil sur mesure sans audit préalable.

On regarde votre organisme ensemble ?

30 minutes en visio, sans engagement et sans rien préparer.

Racontez-moi une session, de l'inscription à la facturation du financeur. Je vous dis ce qui peut être construit, par quelle offre et à quel prix HT. Sans engagement, et sans jargon.

Marion Trevet, consultante en organisation, souriante près d'une fenêtre